Archi+ Dominicantes und Communicantes – automatisierte Zählung und Berichte

Überblick

Jede große Organisation mit mehrstufiger Struktur braucht ein sicheres, zuverlässiges und einfach zu bedienendes System, das einen freien Informations- und Datenaustausch ermöglicht. Das gilt auch für die katholische Kirche und ihre Verwaltungseinheiten, die regelmäßig intern kommunizieren müssen. Archi+ unterstützt ausgewählte Prozesse im Alltag einer Diözese. Eines unserer wichtigsten Ziele war, dass das System trotz seiner Vielseitigkeit für alle einfach zu bedienen ist, eine benutzerfreundliche Kommunikationsplattform bietet und sich vor allem in der täglichen Praxis bewährt.

Die wichtigsten Funktionen von Archi+ (insbesondere für Dominicantes / Communicantes):

1. Vollständige Abrechnung der Pfarreien
   • Druck von Dokumenten und Berichten,
   • Übermittlung von Dokumenten an die Kurie,
   • Serienbriefe
2. Fernzugriff für Priester
   • Nutzung von überall über eine sichere, verschlüsselte Internetverbindung,
   • auf allen Geräten: Computer, Laptop, Tablet, Smartphone
3. Datenanalyse
   • Gruppierung,
   • Berechnungen,
   • Vergleich von Auswertungen,
   • Aufbau von Informationsdatenbanken
4. Datensicherheit
   • verschlüsselte Anmeldung
   • geschlossener Systemkreislauf
5. Abrechnung des Priester-Hilfsfonds
   • Zahlungsprüfung
   • Beitragsberechnung
   • Forderungsübersicht
6. Automatisierte Erhebung der sonntäglichen religiösen Praxis (dominicantes und communicantes)
   • Plausibilitätsprüfung,
   • fertiges Erfassungsformular
   • direkte Übermittlung an die Kurie
7. Berichte und Datenübertragung
   • Sortieren, Filtern und Gruppieren ausgewählter Daten
   • Export in beliebige Formate: PDF, HTML, Word, Excel u. a.
8. Unterstützung bei der Bedienung
   • integriertes Benutzerhandbuch
   • Support-Bereich mit Anbindung an die IT
   • einfache, intuitive Bedienung

Archi+ ermöglicht eine umfassende, effiziente Datenverwaltung sowohl auf Diözesanebene als auch in einzelnen kirchlichen Einheiten wie Pfarreien. Ein Beispiel ist die jährliche Erhebung der sonntäglichen religiösen Praxis (dominicantes und communicantes). Jede Pfarrei hat ein eigenes Konto, über das sie die erhobenen Daten einfach eingeben und an die Diözese senden kann. Zudem kann jede Einheit laufend mit der Diözese kommunizieren — Dokumente senden, Umfragen und Formulare ausfüllen oder private Korrespondenz austauschen. Die Plattform ist sicher, da jeder Benutzer eigene Zugangsdaten hat.

Darüber hinaus kann jede Pfarrei oder kirchliche Einheit über ihr Konto eigene Finanzaufzeichnungen führen, Berichte für Pfarrgemeinderäte erstellen, Statistiken pflegen, einen Veranstaltungskalender führen und Informationsdatenbanken aufbauen. Das System lässt sich jederzeit um weitere Funktionen erweitern.

Systemaufbau

Webplattform

Die Webplattform ermöglicht die Kommunikation zwischen Einheiten in unterschiedlichen Strukturen, sobald Benutzerkonten und Berechtigungen festgelegt sind. Benutzer können Dokumente übermitteln — etwa Dominicantes- / Communicantes-Daten — und mit ausgewählten Einheiten in verschiedener Form kommunizieren, z. B. über Umfragen, Briefe und Kommentare. Jedes Konto kann außerdem wichtige Daten für den eigenen Gebrauch speichern, abrufbar von überall nach der Anmeldung.

BackOffice

Das BackOffice-Modul ist eine interne Anwendung für Einheiten mit umfassenderen Rechten und Strukturen als ein einzelner Benutzer — etwa eine Diözese, ein Dekanat oder ein Sekretariat. BackOffice ist sicher, da es von außen nicht erreichbar ist. Innerhalb des Moduls können interne Benutzerkonten mit unterschiedlichen Zugriffsrechten angelegt werden. Die Anwendung lässt sich nach Bedarf um Module erweitern, z. B. Hilfsfonds, Versicherungsinformationen oder Serienbriefe.

Modul-Synchronisierung

Die Modul-Synchronisierung verbindet die Webplattform mit dem BackOffice. Wenn Daten aus beiden getrennten Modulen gemeinsam genutzt werden müssen, können sie ganz oder teilweise synchronisiert werden. BackOffice bleibt dabei ein geschlossenes System, kann sich aber zur Datenübertragung mit der externen Webplattform verbinden.

Funktionen

Module

• Webplattform – umfassende Kommunikation zwischen Benutzern
• BackOffice – Anwendung für den internen Gebrauch
• Modul-Synchronisierung – effizienter Datenaustausch

Benutzer

• Anlegen von Benutzern
  • mehrere Benutzer im System
• Benutzerverwaltung
  • Sperren / Entsperren
  • Vergeben / Einschränken von Rechten
• Systemverwaltung
• Berechtigungen nach Geschäftsrollen
• Kontaktformulare zum Administrator

Sicherheit

• Automatische Kontosperre nach fehlgeschlagenen Anmeldungen
• Geschlossener Systemkreislauf
• Sichere, verschlüsselte Kommunikation über das Internet

Anpassung

Das System kann an die Anforderungen jedes Kunden angepasst und um Funktionen erweitert werden, z. B.:

• Hilfsfonds
• Serienbriefe
• Versicherungsinformationen
• Weitere

Einfache Bedienung

• Integriertes Benutzerhandbuch
• Support-Bereich mit Anbindung an die IT
• Einfache, intuitive Bedienung
• Übersichtliche Oberfläche

Datenanalyse

Das System erleichtert die Büroarbeit mit Daten durch:

• Sortieren
• Filtern
• Gruppieren

Daten aus jeder Übersicht oder Tabelle lassen sich außerdem exportieren, z. B. als:

• Tabellenkalkulation (XLS/XLSX)
• PDF
• HTML