2013 gab Papst Franziskus bekannt, dass Krakau 2016 Gastgeber des 31. Weltjugendtags sein würde. Von da an hatten die Hauptstadt Kleinpolens und das Erzbistum Krakau drei Jahre Zeit für die Vorbereitung. Die Organisatoren brauchten ein IT-System als einheitliche Logistik- und Steuerungsplattform, die den Informationsfluss reibungslos und fehlerfrei verwaltet und eine umfassende Betreuung von Veranstaltungen und Teilnehmern ermöglicht.
Ende 2015 begannen wir mit der Arbeit am System. Es sollte Informationen in mehreren für die Organisatoren kritischen Bereichen erfassen. Die Plattform wurde intern genutzt, um sowohl die Termine aller Veranstaltungen als auch die Aufenthalte der VIP-Gäste zu verwalten — Bischöfe, Katecheten, Reporter, Journalisten und andere wichtige Besucher. Das System verknüpfte die Aufenthaltszeiten jedes Gastes mit den ihm zugewiesenen Unterkünften in ganz Kleinpolen. Es unterstützte viele Unterkunftsarten — Hotels, Hostels, Privathäuser, Zimmer, Pfarrhäuser und mehr — bis hin zum Standard jeder Unterkunft und jedes Zimmers.
Neben den Unterkünften diente die Plattform der Organisation der Katechesen in den Pfarreien des Erzbistums: Planung und Buchung von Zeitfenstern für jede Sprachgruppe sowie Zuordnung von Katecheten zu Pfarreien und Pilgergruppen.
Unsere Lösung war zugleich ein Abrechnungssystem, in dem alle Finanzvorgänge laufend erfasst wurden, mit Import und Export in Microsoft-Office-Werkzeuge. Die Plattform lief auf einer Cloud-Infrastruktur von Polcom und war in die Sicherheitsmechanismen der Domäne des Erzbistums Krakau integriert.
Nach dem Weltjugendtag waren die Organisatoren mit dem System sehr zufrieden, da es eine große logistische und organisatorische Unterstützung war. Es bewährte sich so gut, dass der Vatikan seinen erneuten Einsatz beim nächsten Weltjugendtag in Panama in Betracht zog.