W każdej dużej i wielostrukturowej organizacji, niezbędny jest bezpieczny, ciągły i łatwy w obsłudze system umożliwiający swobodny przepływ informacji – wymianę danych. Podobna sytuacja jest w Kościele Katolickim i jednostkach administracyjnych, w których konieczna jest regularna wewnętrzna komunikacja. System Archi+ przeznaczony jest do kompleksowej obsługi wybranych procesów związanych z funkcjonowaniem każdej Diecezji. Jednym z istotnych założeń było, by wraz z wszechstronnością, program był prosty w obsłudze dla każdego użytkownika, posiadał przyjazną platformę komunikacji z użytkownikiem, a co najważniejsze doskonale sprawdzał się w codziennej praktyce.
Oto podstawowe funkcjonalności i cechy Systemu Archi+ (w szczególności w obszarze Dominicantes/Comunicantes)
System Archi+ pozwala na kompleksowe i sprawne zarządzanie gromadzonymi danymi zarówno na poziomie Diecezji, jak i w pojedynczej jednostkach kościelnych: np. parafiach. Jednym z przykładów zastosowania systemu jest coroczne badanie niedzielnych praktyk religijnych (dominicantes i communicantes). Każda parafia dysponuje własnym kontem w systemie, do którego w łatwy sposób może wprowadzić zebrane dane i przesłać je do swojej Diecezji. Oprócz tego każdy pojedynczy podmiot ma możliwość stałej komunikacji z Diecezją, np. do przesyłania dokumentów, wypełniania ankiet, formularzy, przesyłania prywatnych korespondencji. Platforma jest bezpieczna, gdyż każdy użytkownik ma własny login i hasło.
Poza ogólną komunikacją i przesyłaniem danych między użytkownikami, w ramach danego konta, każda parafia lub inna jednostka kościelna ma możliwość prowadzenia własnych wewnętrznych rozliczeń finansowych, sprawozdań dla rad parafialnych, różnego rodzaju statystyk, kalendarium wydarzeń, tworzenia baz informacyjnych. Sam system zawsze można rozszerzyć o inne funkcjonalności według własnych potrzeb.
Poniżej przedstawiamy przykładowe ekrany aplikacji oraz Strukturę systemu i opis Funkcjonalności
Platforma internetowa pozwala na komunikację między poszczególnymi podmiotami w rożnych strukturach czy konfiguracjach. Wszystko dzieje się po wcześniejszym zdefiniowaniu kont użytkowników i nadaniu im odpowiednich uprawnień. Dany użytkownik może przesyłać dokumenty, np. dane Dominicantes / Communicantes, na bieżąco komunikować się z wybranymi jednostkami w rożnej formie, np.: ankiety, listy, komentarze. Dodatkowo w ramach pojedynczego konta istnieje możliwość przechowywania istotnych danych na swój użytek, dostępnych z każdego miejsca, po uprzednim zalogowaniu się na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.
Moduł BackOffice jest aplikacją do wewnętrznego użytku danego podmiotu o większych uprawnieniach i strukturze, niż pojedynczy użytkownik. Może to być np. Diecezja, Dekanat, sekretariat. System BackOficce jest bezpiecznym narzędziem, gdyż jest niedostępny z zewnątrz. W ramach modułu istnieje możliwość tworzenia wewnętrznych kont użytkowników, o różnym stopniu kompetencji w ramach obsługi systemu. Sama aplikacja ma możliwość rozbudowy (wg. indywidualnych potrzeb) o dodatkowe moduły, niezbędne do sprawnego zarządzania, zbierania informacji i organizacji pracy wewnątrz danej jednostki, np. fundusz bratniej pomocy, informacja o ubezpieczeniach, korespondencja seryjna i itp.
Synchronizator modułów jest narzędziem umożliwiającym łącznie platformy internetowej z systemem BackOfficowym. W sytuacji, w której zaistnieje konieczność korzystania ze wspólnych danych, znajdujących się na dwóch różnych i oddzielnych modułach: platformie www i BackOffice, istnieje możliwość ich synchronizacji (całościowej lub częściowej). W takiej sytuacji BackOffice dalej jest system zatkniętym, ale już z możliwością połączenia się z systemem zewnętrznym (platformą internetową) w celu pobrania / wysłania danych.
System może być każdorazowo modyfikowany zgodnie z indywidualnymi założeniami Klienta i poszerzany o dodatkowe funkcjonalności np. obsługę:
System ułatwia pracę biurową z danymi i treścią poprzez:
Dodatkowo dane z dowolnego zestawienia/tabeli można wyeksportować do różnego formatu plików, np. :
